Часто бывает так, что руки не доходят до всех запланированных дел? Бесконечная суматоха вокруг задач и проектов выбивает из привычной рабочей колеи, все дедлайны сбиваются, а работать приходится сверх нормы лишь для того, чтобы очередной заказ был сдан в срок? Безусловно, всё это невероятно выматывает, провоцирует усталость и эмоциональную истощённость, которая зачастую трансформируется в депрессию и стресс. В условиях ограниченного времени вопрос его грамотного использования становится особо важным.
Каждый хотя бы раз в жизни слышал о таком понятии, как «тайм-менеджмент», однако принципы новомодного тренда управлять временем дошли далеко не до всех. В то же время этот инструмент самоконтроля и планирования чрезвычайно необходим, чтобы оставаться в одном динамичном ритме не только на работе, но и в обычной жизни.
Когда появился тайм-менеджмент
Сам термин «тайм-менеджмент» зародился в 70-х годах, хотя предпосылки его появления были описаны ещё в конце XVIII века. Подтверждение этому можно найти, например, в автобиографии Бенджамина Франклина. Тогда вопрос эффективности рабочих процессов и самоорганизации стал насущным для многих деятелей науки. Новое явление было описано как технология организации времени в целях повышения эффективности его использования. Тренингами по совершенствованию тайм-менеджмента в первую очередь заинтересовались крупные авиакомпании, работа которых построена на жёстких дедлайнах. С течением времени методики стали получать всё больше внимания со стороны общественности, в массовый тираж попадали целые трактаты, описывающие шаги по эффективной организации деятельности и всех процессов вокруг себя.
Причины плохого тайм-менеджмента
Сначала сделаем акцент на том, что является первопричиной неэффективного использования тайм-менеджмента. В первую очередь выделяют перфекционизм сотрудников, который очень часто, как бы это парадоксально ни звучало, приводит к непродуктивности. Отдаваясь с рвением конкретной задаче, человек зачастую теряет в качестве при проработке других аспектов своего глобального задания. Тем не менее излишний перфекционизм — это следствие более масштабной проблемы, а именно бесплановости работы как конкретного сотрудника, так и целой организации. Наблюдаемая неэффективность может быть также свидетельством неадекватной оценки способностей кадра, несоответствием занимаемой им должности, отсутствием личной миссии и слабой мотивацией труда.
Плохой тайм-менеджмент не является исключительно фактором личной несобранности, а в большей степени зависит от начальства, устанавливающего графики, сроки и условия работы, а также ответственного за умение команды правильно приоритизировать задачи. В то же время личные усилия, направленные на совершенствование умения «управлять временем», всегда будут полезны на индивидуальном уровне, поэтому на них нужно обращать особое внимание.
Как усовершенствовать свой тайм-менеджмент
Как же можно помочь самому себе успевать всё в срок и при этом держать планку качества на высоком уровне? Для этого существует множество различных рекомендаций, техник, способов, большинство которых построены на нескольких простых истинах.
Приоритезируйте задачи. Первый и один из самых важных компонентов тайм-менеджмента — верная расстановка задач. Каждая из них может быть классифицирована как в большей и в меньшей степени важная. Одно из правил тайм-менеджмента гласит, что утро лучше начинать с самой сложной и неприятной задачи, тогда остаток дня будет проходить в более мажорном ключе и без обременяющего чувства незавершённости серьёзных дел. Также не распыляйтесь на «мелочёвку», которая может выбить вас из рабочего равновесия, лучше оставляйте такие задачи напоследок.
Откажитесь от многозадачности. Постоянная смена деятельности, попытка угнаться за всеми задачами сразу тратит ваш жизненный ресурс. Иногда лучше довести одно дело до конца, чем контролировать параллельно ведение сразу нескольких. Фокус внимания в таком случае не будет рассеиваться, как это происходит в контексте многозадачности. Чтобы повысить эффективность, отдайте предпочтение последовательному и размеренному труду, нежели хаотичному.
Составьте план и придерживайтесь его. Человеческий мозг уникален, но не совершенен. В один момент большой объём поступающей информации может просто истощить человека, который начнёт забывать некоторые детали. Чтобы контролировать всё, а также четко и структурно понимать, что конкретно творится на вашем рабочем месте, ведите план, который будет включать все шаги выполнения задач. Так вы сможете четко осознать, что делать в первую очередь, но и не забудете о том, что второстепенно.
Сосредоточьтесь. Нам так привычно отвлекаться на посторонние дела во время рабочего процесса, но это нужно контролировать. Концентрация внимания на главных вещах теряется при слишком частом переключении на уведомления социальных сетей, звонки, перекуры и болтовню. А как же важность социальной жизни? Чтобы не превратиться в трудоголика, лучше поступайте как шведы — делайте 10-минутный перерыв через каждые 2 часа интенсивной работы.
Делегируйте полномочия. Порой может казаться, что лучше всего только вы можете выполнить поставленные задачи, однако если вы работаете над общим результатом, то не стесняйтесь привлекать к процессу и других людей. Они тоже могут быть очень компетентными и профессиональными. Совместными усилиями пул неразрешенных задач значительно сузится, а эффективность вырастет.
